Hace muchos años que me dedico a esta profesión, demasiados como para cronometrarlos. Creo que nací con esta vocación y la vida me ha regalado el poderme dedicar a ello.  Hoy agradezco mis nervios, mi sufrimiento por conseguir un evento perfecto, porque hoy sabemos que es una disciplina imprescindible para las marcas que quieren dejar de ser marcas conocidas para ser marcas queridas. Y por tanto, convertirse en las marcas elegidas por los consumidores que, al fin y al cabo, son quienes mandan en toda esta ecuación.

Hoy en día, la comunicación está muy mezclada. Se utilizan muchas teclas diferentes para conseguir buena reputación, esa palabra cada vez más valorada y que ya forma parte de nuestro argot. Me dicen mis cercanos, amigos y familiares  que hablamos como los médicos, que tenemos nuestro propio lenguaje. Y es verdad. Me río porque utilizamos palabras como, métricas, front row, perfect delivery, flow, escaleta, photocall, press kits, save the date… y otros que no entienden. Los que leéis este blog sabéis perfectamente a lo que me refiero.

Me han invitado a escribir en este blog  y esto es un honor porque es  una bibliografía que no existe en ningún otro sitio. Es un buzón de información, un regalo documentado de otras personas que, como nosotros, estamos en este territorio lleno de campos de minas y queremos paliarlas…

Esta es una profesión con un nivel de exigencia extrema y tolerancia cero en cuanto a  la aceptación de errores y en la que no podemos equivocarnos.  Aquí no hay segundas oportunidades. Te vas a una librería a buscar un libro fidedigno, donde nos cuenten cómo se hace un evento perfecto, y resulta que no existe. ¿Será porque no hay fórmulas? ¿Será porque es una disciplina que solo depende de personas?¿Y eso dónde está escrito? Pues resulta que está escrito aquí, en el blog de Business & Events. Una herramienta que seguiré como una discípula porque aquí hay profesionales de altísimo nivel que quieren compartir sus conocimientos para que todos nos nutramos de ellos y seamos mejores profesionales. Personas generosas que comparten sus éxitos, pero también esas cosas que no deberíamos hacer jamás.

Cuando una marca me pide un evento siempre es un momento de gran emoción. Es la puesta en escena de las marcas. Todo tiene que ser perfecto y el éxito se mide de muchas maneras. Para mí la única métrica válida, aunque existen muchas y aún no hemos llegado a la adecuada, es la satisfacción final del cliente. Ese mail de agradecimiento que te eriza la piel y que hace que te des cuenta de que esta profesión vale la pena.

Pero… ¿de qué depende ese éxito? Una de las maneras de empezar bien es tener un buen briefing y validar con la marca el objetivo del evento. Siempre le digo a mi equipo que haga ese primer ejercicio. Si un cliente te pide un perro, pregúntale en qué perro piensa. A mí me viene a la mente un golden, pero a lo mejor mi cliente piensa en un yorkshire.  Y con eso os lo digo todo.  Debemos definir cada objetivo de la mente de quien contrata.

Invitados mínimos y máximos, catering, temperatura de la sala, Wi-Fi, número de camareros, música de ambiente o música en directo, decoración, azafatas, audiovisuales, branding, megafonía, alojamientos… En definitiva, una escaleta perfecta que sea la misma KPI que el cliente visualiza en su mente como “su evento ideal”. Y siempre añado un ingrediente que, para mí, es el más importante…. Que sea memorable, que quede en el recuerdo para siempre. 

Trabajo en una compañía internacional con presencia en 166 países. Lejos de ser impersonales, y teniendo a los mejores creativos y primeros ejecutivos que una agencia puede tener, pensamos que las emociones están por encima de las ideas. Y a eso me dedico, aunque suene poco técnico: me dedico a emocionar. No existe un arma más poderosa.

Para hacer esto necesito un buen equipo, alineado con mis directrices estratégicas. Pero para hacer un evento que tenga esos adicionales necesitamos partner de mucha calidad profesional y de mucha calidad humana.

Cuando quieres localizar es un auténtico drama. Todo está inventado; menos la creatividad, que esa es infinita. Y vuelvo al inicio de mi columna: las personas que te acompañan y que tienen vocación y responsabilidad. Como todos vosotros, he tenido mil experiencias de lugares estupendos donde el interlocutor no te acompaña. O lugares menos ambiciosos donde el equipo que lo regenta se deja el alma. Pues bien, elijo siempre los segundos. Y cuando te encuentras con un lugar que tiene todo junto, cantas eureka.

Por confidencialidad no puedo decir la marca, pero he tenido una última experiencia profesional en Business & Events en la que todo ha salido rodado. Y con “rodado” me refiero a que, como siempre, hemos tenido que improvisar pero NO se ha notado.

Un lugar donde hay muchas localizaciones en una. Desde una junta de accionistas de 10 superestablishments, hasta una convención de 3.000 personas. Y siempre parece un lugar diferente. Un edificio de una arquitectura no solo perfecta, sino que, además, es sostenible y ecológica, dos palabras muy poderosas hoy en día. Y un equipo de cientos de personas, que por cierto no he visto porque he podido centralizar todo en un único interlocutor que me ha hecho de task force y que un poco más y me creo que es de mi equipo.

Un evento de muchas personas donde la carne se sirve a todos a la vez y con la misma temperatura; donde sonríen en cada imprevisto y donde te dan serenidad cuando les pides que hagan sitio a 50 personas porque la convocatoria ha sido un éxito. Un lugar donde el team building empieza con ellos y que, por cierto, acabamos todos subidos en una atracción (si avisas y contratas con tiempo) y haciendo un looping.

Me voy con el mejor looping… el de la satisfacción de que mi cliente me ha enviado un correo electrónico de felicitación que le ha salido del alma. Porque amigos y compañeros de fatigas, detrás de una gran compañía está un extraordinario grupo de profesionales.

Busca una localización adecuada siempre, pero entrevista a quien te va ayudar a que todo sea un éxito; porque TU PROPIA REPUTACIÓN depende ello.

Gracias Business & Events por ser capaces de convertir un evento en una experiencia inolvidable a la que siempre quieres volver. ¡Nos queda otra como mínimo!

Antes de concluir, me gustaría haceros una petición a todos los que os dedicáis a esto: colgad vuestros posts y secretos en este contenedor de sabiduría. Tal vez entre todos escribiremos ese libro que aún no existe…

Con la mejor de mis sonrisas y con ganas de seguir aprendiendo…

M Escobar

Directora División Comunicación GREY GROUP SPAIN