18 mars 2022
PortAventura Business & Events et l’Event Managers Association Spain (EMA), l’association représentant le secteur des organisateurs d’événements d’entreprise en Espagne, ont commandé une étude sur la nouvelle perception des risques en cette époque post-pandémique, réalisée par l’EMI, l’Event Manager Institute. Elle vise à connaître les principaux enseignements à tirer dans le secteur et les préoccupations majeures des marques au moment de choisir un lieu, ainsi que les défis futurs auxquels il faudra faire face pour répondre aux nouveaux besoins du marché.
Selon les event managers, les grandes leçons à tirer de cette période récente ont trait au processus de décentralisation, de reconstruction et de maturation du secteur, qui nécessitera de nouvelles mesures et de nouveaux formats pour contribuer à regagner la confiance de la clientèle, garantir la sécurité dans le secteur et relancer les activités.
L’un des principaux aspects révélés par le rapport est le changement de perception de la sécurité. Sur ce point, l’étude soulève plusieurs critères qui faciliteront la récupération de cette variable à l’avenir, comme par exemple le respect de la réglementation de la part du lieu et sa diffusion auprès du public, ainsi que la mise en œuvre de nouveaux protocoles officiels conformes à la légalité sans être trop invasifs pour l’organisation efficace de l’événement. D’autre part, les formats présentiels seront privilégiés, dans un cadre peut-être un peu plus réduit. Les rencontres auront lieu dans des espaces connus, portés par la réputation et la confiance envers la marque organisatrice. Ceci permettra aux sociétés de réaffirmer leurs capacités à surmonter les difficultés au moment de reprendre les événements présentiels.
Pour Laura Valdeolivas, directrice de PortAventura Business & Events/Convention Centre, « il convient de garder à l’esprit que les formats présentiels facilitent les activités dynamiques et de masse, principalement expérientielles, tandis que la formule virtuelle est plus adaptée au développement de sessions de formation ou de suivi. Bien que ce changement dans le modèle, accéléré par la transformation numérique du secteur et des professionnels eux-mêmes, ait évolué vers des formats plus courts et plus réduits, nos clients nous font part de leur intérêt à revenir au mode présentiel impliquant des formules plus marquantes pour les participants ».
Concernant l’avenir, Laura Valdeolivas affirme que « la sécurité jouera un rôle essentiel au moment de regagner la confiance de notre industrie. En vue de contribuer à la transformation et à la mise à jour du secteur, nous devons organiser à nouveau des événements qui mettent en avant l’efficacité des mesures et des protocoles sanitaires les ayant rendus possibles et qui rendent visible l’énorme potentiel de la technologie appliquée pour les mettre en œuvre ».
Facteurs essentiels dans le choix du lieu
L’étude a également révélé certains facteurs déterminants dans le choix du lieu. D’un point de vue rationnel, la flexibilité de l’espace (66,3 %) ou les exigences établies par la réglementation (50 %), en passant par la capacité technologique des installations (41,3 %), la facilité d’accès et de connexion au lieu (24 %) et les mesures Covid-free (15,2 %) sont mises en avant. D’autre part, bien qu’une attitude positive, enthousiaste et constructive prédomine, les experts affirment que des variables émotionnelles telles que la lutte entre l’apathie et la motivation (78,3 %), l’esprit de dépassement (54,3 %), la fatigue émotionnelle (8,7 %), l’incertitude (7,6 %) ou le pessimisme (6,6 %) ont également une influence.
En ce qui concerne l’organisation d’un événement en présentiel, l’étude a mis en avant plusieurs facteurs critiques directement liés à la planification de la rencontre en amont, à savoir les voies d’accès, les caractéristiques de l’espace et les services qui y sont proposés. En ce sens, la flexibilité de l’espace, les équipements technologiques, les guides de sécurité, la signalétique et la division des zones, ainsi que le contrôle des conditions de participation (certificat de vaccination et/ou de rétablissement ou exigence d’un test de diagnostic négatif) et les conditions d’annulation et contractuelles entrent en jeu.
En outre, les entreprises vont exiger encore davantage des salles plus spacieuses et mieux aérées, dotées d’accès à des espaces extérieurs, ainsi que la mise à disposition de zones annexes visant à faciliter les activités de networking ou de teambuilding. Enfin, elles demandent également des services de restauration en plein air, l’utilisation de chambres individuelles, d’hôtels bulles ainsi que des activités de loisirs et de divertissement conformes à la réglementation en vigueur.
